POLICY WHISTLEBLOWING PER CANALE SEGNALAZIONE INTERNO
L’Unione Europea, con la Direttiva 2019/1937, ha rinnovato la normativa riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, al fine di creare uno standard minimo per la protezione dei diritti dei whistleblowers in tutti gli Stati Membri. L’Italia ha attuato la Direttiva Europea con il D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito il “Decreto”).
Con l’adozione della presente Policy, la società Ledraplastic S.p.A. (di seguito, la “Società”) ha inteso conformarsi alle suddette prescrizioni normative, nonché agli indirizzi forniti al riguardo da ANAC.
L’obiettivo perseguito è quello di fornire al whistleblower, ovvero a chi segnala le violazioni, chiare indicazioni operative in merito all’oggetto, ai contenuti, ai destinatari e alle modalità di trasmissione delle segnalazioni.
Il procedimento di gestione delle segnalazioni garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione e in ogni contatto successivo alla stessa. Ai sensi dell’art. 5, co. 1, lett. e) del Decreto, la presente policy fornisce quindi informazioni sui canali, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne ed esterne.
Le segnalazioni possono essere effettuate dai seguenti soggetti:
a) lavoratori subordinati, ivi compresi i lavoratori che svolgono:
b ) i lavoratori autonomi
c) i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
d) i liberi professionisti ed i consulenti che prestano la propria attività presso la Società;
e) i volontari ed i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Società;
f) l’azionista e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto presso la Società (ad esempio, componenti del Cda o Odv).
La tutela delle persone segnalanti (art.6 della presente Policy) si applica anche qualora la segnalazione, la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o la divulgazione pubblica di informazioni avvenga nei seguenti casi:
a) quando il rapporto giuridico sopra descritto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
b) durante il periodo di prova;
c) successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Ledraplastic S.p.A.:
Possono essere effettuate le seguenti segnalazioni:
Più in dettaglio, le violazioni possono riguardare:
a) violazioni di disposizioni nazionali o europee che consistono in illeciti riguardanti i seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
b) violazioni di disposizioni europee che consistono in: i) atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione; ii) atti ed omissioni riguardanti il mercato interno; iii) atti e comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni degli atti dell’Unione nei settori sopra richiamati;
La Società ha istituito un canale di segnalazione interna che garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.
Ricordiamo che si deve procedere innanzitutto alla segnalazione whistleblowing utilizzando il canale interno.
La segnalazione tramite il canale esterno, istituito e gestito da ANAC, può essere effettuata solo a determinate condizioni e, la divulgazione pubblica a condizioni ancora più rigorose, ferma restando la possibilità di effettuare denunce all’autorità giudiziaria.
La segnalazione whistleblowing può essere effettuata qualora ricorrano le seguenti condizioni:
Non potranno essere prese in considerazione segnalazioni inerenti esclusivamente:
Inoltre, non sono consentite segnalazioni:
Contenuti della segnalazione
La segnalazione, a pena di inammissibilità, deve contenere:
Modalità di segnalazione
Le segnalazioni whistleblowing possono essere effettuate con le seguenti modalità:
Segnalazioni anonime
Non verranno prese in considerazione segnalazioni anonime ovvero segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante.
Trasmissione delle segnalazioni
Le segnalazioni whistleblowing devono essere inviate a: Sig.ra Camilla Di Bernardo, conformemente al canale di segnalazione adottato.
Si precisa infine che il ricevimento delle segnalazioni viene sospeso nel periodo di chiusura della Società.
Con la presente procedura è regolato il processo di ricezione, analisi e trattamento di segnalazioni di condotte illecite di cui il soggetto segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo.
Nell’ambito della gestione del canale di segnalazione interna, il gestore della segnalazione (di seguito anche il “gestore” o “ricevente”) opera nei modi di seguito indicati:
Ricezione della segnalazione
Nel caso in cui la segnalazione sia stata erroneamente trasmessa/ricevuta a/da persona non incaricata a riceverla, e sia evidente che si tratti di segnalazione whistleblowing, sarà obbligo di questa di dare pronta evidenza del suo ricevimento al gestore della segnalazione, in ogni caso entro 7 (sette) giorni da tale ricevimento, dando contestuale notizia di tale trasmissione al segnalante, fermo restando tutti gli obblighi di riservatezza previsti dalla presente policy anche in capo al medesimo (e conseguente sua responsabilità nel caso di violazione della stessa).
Il ricevente rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione. L’avviso verrà inviato al recapito indicato dal segnalante e, qualora non indicato, la segnalazione verrà archiviata.
La Società procederà all’archiviazione delle segnalazioni giunte per posta ordinaria attraverso idonei strumenti che consentano di garantire la riservatezza (es. all’interno di archivi protetti da misure di sicurezza).
La segnalazione effettuata oralmente – nelle forme indicate nella presente Policy – previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura del gestore della segnalazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale.
Nel caso di incontro diretto con il segnalante, si procederà alla registrazione dello stesso, oppure, se così non avvenisse o il segnalante non desse il consenso alla registrazione, si redigerà dell’incontro apposito verbale che sarà sottoscritto sia dal gestore che dal segnalante e di cui verrà a quest’ultimo fornita copia.
Rapporti con il segnalante e integrazioni della segnalazione
Il ricevente mantiene le interlocuzioni con il segnalante e può richiedere, se necessario, integrazioni.
In caso di verbale redatto a seguito di incontro con la persona segnalante, questa può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.
Esame della segnalazione
Il ricevente dà seguito alle segnalazioni ricevute, valutando la sussistenza della legittimazione del segnalante e che la segnalazione rientri nell’ambito di applicazione della norma; segue la valutazione delle circostanze di tempo e luogo in cui si è verificato il fatto.
All’esito della verifica preliminare:
Istruttoria
Il ricevente garantisce il corretto svolgimento dell’istruttoria attraverso:
L’istruttoria viene svolta in conformità dei seguenti principi:
Riscontro al segnalante
Entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, il ricevente fornisce riscontro in merito alla segnalazione, comunicando alternativamente:
Qualora il gestore delle segnalazioni versi in conflitto di interessi, in quanto ad esempio soggetto segnalato o segnalante, la segnalazione verrà gestita dal canale esterno (ANAC) [1]
[1] I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:
I segnalanti non possono subire alcuna forma di ritorsione. La legge prevede infatti che coloro che facciano la segnalazione non possano venir sanzionati, demansionati, licenziati, trasferiti o sottoposti ad altra misura organizzativa che finisca con l’avere, direttamente o indirettamente, effetti negativi sulle condizioni di lavoro, ovvero effetti di discriminazione o ritorsione nei loro confronti.
I motivi che inducono la persona a segnalare o denunciare o divulgare pubblicamente sono irrilevanti ai fini della sua protezione.
Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi, od anche di procedimenti stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento di comportamenti vietati nei confronti dei segnalanti, si presume che tali comportamenti siano stati posti in essere a causa della segnalazione, della divulgazione pubblica o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile. L’onere di provare che tali condotte verso i segnalanti siano motivate da ragioni estranee alla segnalazione, alla divulgazione pubblica o alla denuncia resta in capo a colui che le ha poste in essere.
Peraltro, le presunte misure discriminatorie o ritorsive subite devono essere comunicate ad ANAC, alla quale sola è affidato il compito di accertare se la misura ritorsiva sia conseguente alla segnalazione di illeciti ed applicare, in assenza di prova da parte della Società che la misura presa sia estranea alla segnalazione, una sanzione amministrativa pecuniaria.
Trattamento dei dati personali. Riservatezza
Ogni trattamento dei dati personali verrà effettuato a norma del Regolamento (UE) 2016/679, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 e degli artt.13 e 14 del Decreto; inoltre, l’inosservanza degli obblighi di riservatezza può comportare responsabilità disciplinari, salve le eventuali ulteriori responsabilità previste dalla legge.
L’informativa relativa al trattamento dei dati personali a seguito della segnalazione whistleblowing è disponibile di seguito.
Le segnalazioni interne ed esterne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e di protezione dei dati personali.
Responsabilità del segnalante
La Società garantisce al segnalato il diritto di essere informato (entro un ragionevole arco di tempo) in merito alle eventuali segnalazioni che lo coinvolgono, garantendo il diritto alla difesa lì dove si avviassero nei suoi confronti provvedimenti disciplinari.
La presente procedura lascia inoltre impregiudicata la responsabilità penale e disciplinare del segnalante nell’ipotesi di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del Codice penale e dell’art. 2043 del Codice civile.
Sono, altresì, fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso della procedura di segnalazione whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente infondate e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, e ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione della procedura stessa.
La presente policy entrerà in vigore il 17/12/2023. Con la sua entrata in vigore tutte le disposizioni in precedenza adottate in materia, in qualsiasi forma comunicate, devono intendersi abrogate, qualora incompatibili o difformi, poiché sostituite dalle presenti.
La Società provvederà alla necessaria pubblicità ed a consegnare copia della policy a ciascun dipendente.
Tutti i dipendenti possono proporre, quando ritenuto necessario, integrazioni motivate alla presente policy; le proposte verranno esaminate dalla Direzione Generale della Società.
La presente policy resta comunque soggetta periodicamente a revisione.
INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ARTT. 13-14 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 NELL’ AMBITO DELLA POLICY WHISTLEBLOWING
Con la presente informativa Ledraplastic S.p.A. (di seguito la “Società”) intende fornire le indicazioni previste dagli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (o “General Data Protection Regulation” − “GDPR”), in merito al trattamento dei dati personali effettuati dalla Società nell’ambito della propria “Policy Whistleblowing”, adottata in conformità al D. lgs. 10 marzo 2023 n. 24 e, segnatamente, di tutte le attività e adempimenti connessi al funzionamento del sistema aziendale per la gestione delle segnalazioni whistleblowing.
Le informazioni che seguono vengono rese ai soggetti “segnalanti” e a tutti gli altri soggetti potenzialmente “interessati”, quali, ad esempio, le persone indicate come possibili responsabili delle condotte illecite, eventuali soggetti “facilitatori” (come definiti dalla normativa di riferimento), nonché ogni altro soggetto a diverso titolo coinvolto nella “Policy Whistleblowing”.
1. Titolare del trattamento e DPO – “Data Protection Officer”
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Ledraplastic S.p.A. Via Brigata Re n.1 33010 Osoppo Ud P.IVA 00161320304 Tel.0432975051 email: privacy@ledraplastic.it.
2. Categorie di dati personali trattati e finalità di trattamento
Secondo l’impostazione della disciplina in oggetto, i dati personali potranno essere acquisiti dalla Società in quanto contenuti nelle segnalazioni whistleblowing, ovvero negli atti e documenti a queste allegati, pervenute alla stessa attraverso i canali previsti dalla suddetta Policy.
La ricezione e la gestione di tali segnalazioni potrà dare luogo, a seconda del loro contenuto, al trattamento delle seguenti categorie di dati personali:
a) dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR, tra i quali, ad esempio, i dati anagrafici (nome, cognome, data e luogo di nascita), i dati di contatto (numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail), il ruolo/mansione lavorativa;
b) dati personali “particolari” di cui all’art. 9 del GDPR, tra i quali, ad esempio, le informazioni relative a condizioni di salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, orientamento sessuale o appartenenza sindacale;
c) dati personali “giudiziari” di cui all’art. 10 del GDPR, relativi a condanne penali e reati, o a connesse misure di sicurezza.
Riguardo alle suddette categorie di dati personali, si rimarca l’importanza che le segnalazioni inoltrate risultino prive di informazioni manifestamente irrilevanti ai fini della disciplina di riferimento, invitando in particolare i soggetti segnalanti ad astenersi dall’utilizzare dati personali di natura “particolare” e “giudiziaria” se non ritenuti necessari ed imprescindibili ai fini delle stesse, in ottemperanza all’art. 5 del GDPR.
Le suddette informazioni verranno trattate dalla Società – Titolare del trattamento – secondo le disposizioni prescritte dal D. lgs. n. 24/2023 e, pertanto, in via generale, al fine di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti.
Inoltre, i dati potranno essere utilizzati dal Titolare del trattamento per finalità connesse ad esigenze di difesa o accertamento di propri diritti nel contesto di procedimenti giudiziali, amministrativi o stragiudiziali e nell’ambito di contenziosi civili, amministrativi o penali sorti in relazione alla segnalazione effettuata.
3. Basi giuridiche del trattamento dei dati personali
La base giuridica del trattamento dei dati personali è principalmente costituita dall’adempimento ad un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare del trattamento − art. 6, par. 1, lett. c) del GDPR − che, in particolare, in forza della normativa sopra menzionata, è tenuto ad implementare e gestire canali informativi dedicati alla ricezione delle segnalazioni di condotte illecite lesive dell’integrità della Società e/o dell’interesse pubblico.
Nei casi contemplati dalla medesima disciplina potrà essere richiesto uno specifico e libero consenso al soggetto segnalante − ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR – e, segnatamente, laddove si ravveda la necessità di disvelarne l’identità, oppure qualora sia prevista la registrazione delle segnalazioni raccolte in forma orale, via telefono o tramite sistemi di messaggistica vocale, ovvero attraverso incontri diretti con il Responsabile della gestione delle segnalazioni.
Il trattamento di dati personali “particolari”, eventualmente inclusi nelle segnalazioni, si fonda sull’assolvimento di obblighi e sull’esercizio di diritti specifici del Titolare del trattamento e dell’interessato in materia di diritto del lavoro, ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. b) del GDPR.
Quanto alla finalità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, la relativa base giuridica del trattamento di dati personali è costituita dal legittimo interesse del Titolare in tal senso, di cui all’art. 6, par. 1, lett. f), del GDPR; per la medesima finalità, i trattamenti di dati personali di natura “particolare”, se presenti, si fondano sull’art. 9, par. 2, lett. f) del GDPR.
4. Natura del conferimento dei dati personali
Il conferimento dei dati personali è obbligatorio in quanto, conformemente alla “Policy Whistleblowing” aziendale, non vengono prese in considerazione segnalazioni anonime, ovvero segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante. I dati personali conferiti saranno trattati per gestire la segnalazione secondo i limiti e con le garanzie di riservatezza imposti dalla normativa di riferimento.
5. Modalità di trattamento e periodo di conservazione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali inclusi nelle segnalazioni inoltrate in conformità alla “Policy Whistleblowing” verrà effettuato dai soggetti “incaricati-autorizzati” dalla Società e sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, di cui all’art. 5 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali potrà essere effettuato in modalità analogiche e/o informatiche/telematiche, funzionali a memorizzarli, gestirli e trasmetterli, comunque in applicazione di adeguate misure, di tipo fisico, tecnico ed organizzativo, atte a garantire la loro sicurezza e la riservatezza in ogni fase della procedura, ivi compresa l’archiviazione della segnalazione e dei relativi documenti – fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del D. lgs. n. 24/2023 – con particolare riferimento all’identità del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nelle segnalazioni, del contenuto delle stesse e relativa documentazione.
Le segnalazioni ricevute dalla Società, unitamente agli atti e documenti acclusi, verranno conservate per il tempo necessario alla gestione delle stesse e, in ogni caso, come prevede la normativa, per un periodo non eccedente cinque anni dalla data delle comunicazioni dei relativi esiti finali. Successivamente a tale termine, le segnalazioni verranno eliminate dal sistema, oppure conservate in forma anonimizzata.
Coerentemente con le indicazioni fornite al paragrafo 1, i dati personali inclusi nelle segnalazioni manifestamente irrilevanti ai fini delle stesse verranno immediatamente cancellati.
6. Ambiti di comunicazione e trasferimento dei dati personali
Oltre che dalle predette figure interne specificatamente autorizzate dal Titolare i dati personali raccolti potranno essere trattati, nell’ambito della “Policy Whistleblowing” e nel perseguimento delle finalità indicate, anche dai seguenti soggetti terzi, formalmente designati quali Responsabili del trattamento qualora si rilevino le condizioni previste dall’art. 28 del GDPR:
Sussistendone gli estremi, i dati personali potranno essere trasmessi all’Autorità Giudiziaria e/o Organi di Polizia che ne facciano richiesta nel contesto di indagini giudiziarie.
In nessun caso i dati personali saranno oggetto di diffusione.
7. Diritti dell’interessato
Ciascun soggetto interessato ha il diritto di esercitare i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR, al fine di ottenere dal Titolare del trattamento, ad esempio, l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda, ferma restando la possibilità, in mancanza di soddisfacente riscontro, di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Ciascun interessato ha inoltre il diritto di revocare il proprio consenso al trattamento, ove prestato, liberamente ed in qualunque momento, in riferimento ai dati trattati in base al consenso. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso prestato fino a quel momento.
Per l’esercizio di tali diritti, è necessario inoltrare specifica richiesta in forma libera al seguente recapito del Titolare: privacy@ledraplastic.it, ovvero trasmettere al medesimo indirizzo il modulo disponibile sul sito web dell’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Al riguardo, si informa che i predetti diritti in capo agli interessati al trattamento di dati personali potranno venire limitati ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2-undecies del D. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (“Codice privacy”, come modificato dal D. lgs. n. 101/2018), per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, qualora dal loro esercizio possa derivare un pregiudizio concreto ed effettivo alla riservatezza dell’identità dei soggetti segnalanti.
In tali fattispecie, gli interessati avranno comunque facoltà di rivolgersi all’Autorità Garante affinché quest’ultima valuti se ricorrono i presupposti per agire con le modalità previste dall’articolo 160 del D. lgs. n. 196/2003.
